大多数的经理人一碰到撰写书信就头痛万分，要不是写的信对方看不懂，就是指示被员工误解；要不然就是向上司提案时，辞不达意，更不用说获得上司的同意了。
其实，文法不是问题，而是以下三个错误的写作习惯，使你浪费时间、导致误解，甚至扭曲原意。
一、顺手写成。有些经理人一想到什么就写什么，希望十分钟内写就的东西能发挥影响，事实上这样的报告，到别人不是完全看不懂，就是要花很多时间猜测其中的端倪。
二、忽略读者的需求。花点时间整理思绪、勾勒大纲，甚至写下草稿，这样不但可以节省阅读者的时间，更可以确保你的成效。一旦对方摸不清你的信对他有什么帮助，他就会把信顺手压在所有文档的最下面，等到「有时间再处理」。
你自己不也这样吗？接到信件时，你常不自觉地先问三个问题信在说什么？跟我有什么关系？我该怎么处理？大部分的信件，不是语焉不详，就是到了第三段才开始说明原委，有的甚至读完了还令人丈二金刚摸不着头脑。正确的写法是把信件的重点、与阅读者有什么关联、他应该采取什么行动，详细而直接地写出来，甚至标示重点。
三、写法八股。很多经理人喜欢搬弄官腔，把一封圣诞晚会的通知写得像政府机关颁布的公告。
要避免这种费时、八股的写作很简单，尽量用讲话的语气，文句简短，让你自己的语气跃然纸上，这样更容易赢得对方的友谊或产生影响力。
以下三个思考方向可以帮助你写好信件
一、态度。有些人对写信有太多误解，以为「写作和讲话一样容易，我不应该花太多时间写信」或误认为「写作的风格是无法改变的」，事实上抱持这种态度只会增加你的挫折感。
要写好信必须花时间学习。就写信而言，思路清晰、勤于学习比与生俱来的天赋更重要。
二、了解。找出几个你写信惯用的模式，请同事给你客观的意见。找出你的问题被动的句子是不是太多？太啰嗦了吗？句子太长？
三、行动。找一些商业书信方面的书来看，勤加练习。呼出时间练习写作，并切记分成几个步骤计划、组织、拟草稿和修改。
千万不要忽略修改的重要性，决定一封信件的好坏，关键就在于你花多少时间修改。（原作者Joyce Pharriss为史丹佛管理学院沟通技巧课程主任方素惠译）▉
