亨利.福特在密西根州帝尔邦总部建立的工业区,含括了制造汽车的所有流程,从轧钢,制造弹簧、轮轴与车体,到铸造引擎块与汽缸盖,应有尽有,甚至还有自己的玻璃工厂。
帝尔邦厂的建造原则,是以机器来节省劳力。自动化降低生产成本,提高获利。企业再利用获利来改善产品,及制造更多自动化机具。随着科技的进步,不断的改进使得产品愈来愈复杂。现在的汽车,光是收音机的零件,就比当年整部福特T型车的零件还多。
随着产业进步,产品愈来愈复杂,制造业者发展出外包(outsourcing)的运作模式,和其他业者分摊制造的工作。各家企业可以专业分工,共同完成复杂的任务。也就是说,外包将庞大复杂的运作,切割成便于管理的小区块。
在办公室里,协助节省劳力的最重要设备,就是电脑。电脑将文书工作自动化,促进信息流通。销售信息产品的企业,如银行和保险公司,运用电脑来自动化生产。所有的企业,也用电脑来自动化行政作业,例如会计帐务、员工的雇用与教育训练、办公室管理、出差作业等。
白领工作复杂度持续上升
和生产在线的机器一样,电脑节省劳力、降低成本、提升获利。银行和保险公司利用添加的获利,创新产品,增加日益复杂的选择。原先只提供基本房贷的银行,现在房贷商品令人目不暇给,有固定利率、浮动利率、上限利率、上下限利率、锁定利率等。信用卡公司则推出忠诚客户方案、会员回馈、现金回馈等活动。保险公司更针对客户的需求,量身订做各种不同的车险与寿险。
产品之外,企业的行政工作也日益复杂。证管单位及投资人,对财务信息的要求愈来愈高。IBM在一九六四年的年报中,财务信息只有六页,而最近的年报中,财务报告及说明长达四十页。虽然会计部门的自动化程度不断提高,但各种会计及查核的规定,也持续增加。
第三个增添复杂度的现象是电脑在企业内日益普及,使得信息系统的管理,本身就是一大挑战。尤其是历史悠久的大型企业,在不期购买不同的电脑系统,使得IT部门的工作极度复杂。例如保险公司、航空公司及银行的核心操作系统,都是已有四十年历史的大型主机。随着销售新商品、海外扩张、并购,企业又不断购入新系统。结果大多数大企业的IT部门,时间几乎都花在让纠杂不清的系统能持续运作。
企业流程委外
上述三大白领工作的领域(信息生产、企业行政与信息系统管理),复杂度持续上升,管理也愈来愈不易。IBM资深副总裁布鲁斯.哈雷德认为,最近企业IT支出衰退,最主要的原因,就是企业客户再也无法消化新的科技了。银行困在盘根错节的新产品和电脑系统之间,很可能连很简单的事情都出状况。例如,顾客要求某个部门不要再寄垃圾邮件来,却收到另一个部门寄来的垃圾邮件。「如果银行生产的是汽车,可能每十部出厂的汽车,就有一部没有方向盘,」博思管理顾问公司(BAH)的迈尔斯.雷特形容。
面对复杂度不断升高的白领工作,企业的解决之道,和制造业一样将工作外包。有些公司已将IT部门的工作外包,从硬件管理、企业软件的维修及开发,到管理企业电脑网络,都可外包。根据IBM的估计,全世界的大型企业中,约有一半已将部份IT工作外包。
有些公司不但营运系统外包,就连操作人员也都外包。这就是所谓的「企业流程委外」(business-process outsourcing, BPO)。
例如第一数据公司(FDC),可以为客户处理部份或全部的信用卡行政业务,从受理申请、决定信用额度、处理交易、发卡到客户服务,都可代为处理。虽然很少有银行的客户听过这家公司,但FDC有将近三万名员工,为一千四百家发卡银行,管理四亿一千七百万个信用卡帐户。
同样地,企业也将许多的行政工作及其支持系统外包。会计部门将发货单处理及帐款收取等工作外包。人力资源部门则外包薪资发放业务。在美国,每六位民间企业的雇员中,就有一位的薪资,是由外包公司ADP发放的。
Pricewaterhouse Coopers的邓肯.哈伍德指出,愈来愈多的大企业,将他们的人资部门及支持系统,全部外包给外部专家,如翰威特、Accenture及Convergys等。
面对日益升高的复杂度,制造业管理的方法之一,是采行通用标准。例如汽车业者,重整制程,让不同的车种,可以在同一个生产平台上组装,而且可共用部份零件。如此一来,各家零组件供应商可以更专精,少量多样地生产。
同样地,白领工作也出现了类似的共用平台。德国SAP、美国仁科(PeopleSoft)等软件公司,销售标准化的办公室行政操作系统,十分受到欢迎。翰威特、Accenture等专业外包公司,接下企业人资部门的外包工作之后,就是用人资服务共用平台,为各家公司提供服务。Convergys号称是SAP人资软件全世界最大的用户。FDC也有一套专门提供信用卡服务的共用平台。
高度专业的业务也能外包
由于网络的开放标准,即使是高度专业的业务,现在也能够外包。例如一群英国的会计师及税务专家,成立GlobalExpense服务,透过网络,为顾客处理员工报帐工作。购买这项服务的企业,只要请员工上GlobalExpense的网站,在标准格式上打进支出项目及金额,再将发票或收据邮寄去。GlobalExpense查核发票无误之后,就进行给付,并提供相关信息,如税务作业或员工用餐的对象等。
今年,由这家公司代付的员工报帐金额,高达六千万英镑(约台币三十七亿),在英国应居产业的龙头地位。
他们表示,伦敦有大量、弹性高的外国学生,靠着这群生力军,他们可以为全世界的任何公司提供服务。
一九八○年代末期、一九九○年代初期,随着运输和通信的成本降低、运筹科技改善,富有国家的制造业者,开始将生产外移到成本低廉的地区。同样地,随着电讯成本的下降,富有国家(特别是美国及英国)的一些公司,开始将部份服务业务外移,而且大部份远移至印度。IT服务公司,如IBM、EDS及Accenture,雇用了数以千计的印度软件工程师,执行原本在富有国家当地进行的工作。附属美国奇异公司的印度公司GECIS,就负责处理奇异各大金融事业的行政事务。印度IT产业游说团体NASSCOM估计,到二○○八年之前,这个产业将雇用四百万名以上的印度人,产值达八百亿美元。
制造业的外包及国际化,已行之有年。现在有人忧虑,由于网络的普及、电讯成本的下降、西方办公室设备能在任何国家应用,白领工作的重整,将比制造业外移的速度更快,而且冲击更大。
和制造业运送商品的成本相比,远程服务业者的电讯成本,跌得又急又快。
白领工作委外的障碍
,长途货物运送的运筹管理,仍然相当复杂,无法精确掌握。例如,丰田汽车从日本名古屋运送V6汽车引擎到美国芝加哥,要花二十五天到三十七天不等,迫使丰田必须承受高昂的库存成本。相反地,白领工作的转移,完全没有实体的限制。不但通信是即时的,而且成本快速下跌到将近免费。
不过白领工作的移动,仍有很大的障碍。当企业外包某项业务时,必须和供应商谈订商业合约。对制造业而言,合约内容直截了当企业收取供应商生产的产品,检查无误后即可付费。相反地,提供服务,是项持续的过程。外包产业提出的法律合约,规定外包业者必须提供约定的服务水准。虽然这些合约已改进许多,但仍无法尽如人意。要建立良好的工作关系,最重要的还是信任,及对不同文化的了解。将企业的IT部门移到印度,等于是对异文化了解程度的考验。
另一个大障碍是,和工厂的工作相比,白领工作比较没有明确的架构及规范。这类工作,远距执行起来困难度较高,缺乏指导,工作人员很可能失去方向。,未来的外包业务,很可能采取两阶段的作业。第一步,先将IT服务、行政工作及其他白领工作,交给信得过的本地外包专家。本地外包业者加上架构、规范及标准后,再将外包的工作移至海外。