中正机场提着简单行李，甚至只有一个公事包的旅客急急穿梭着。他们有的是下班后直奔机场，赶晚上九点飞机到香港，第二天晚上再撘机回来；也有人专门利用周末时间撘机往返欧美，不愿将宝贵的工作时间浪费在十几、二十个小时的旅程上。
这些人的神态不似其他旅客般轻松。在等待的时刻，他们静静翻阅报纸或细读数据。经年累月商务旅游的经验，已使这群跨国公司或正迈向国际化企业的主管，懂得如何利用琐碎时间，安排最有效率的国外出差旅行。
＜span class=’Doc’＞总要有个办法出来
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，国内大多数企业为这些代表公司到国外洽谈公务主管的种种考量及管理，整理出来，也不过只是二、三页，至多十页Ａ４纸张的「国外出差办法」而已。
由各企业人事部门订立的国外出差办法，虽然详细程度不一，但最主要的重心仍在于报帐标准。除了少数外商如ＩＢＭ、惠普科技由全球总部设置统一标准外，绝大部份企业都是按照中央公务人员国外出差日支费标准订定，顶多依出差人职级的不同，在上下一○％的范围内浮动。
「总要有个办法出来，让同仁有遵循的依据，」一家拥有上万员工的大企业人事主管坦承，这薄薄几张纸的确只是粗略的规范。已有数十年历史的这家企业，直到前年才有一套国外差旅费的准则出来。
＜span class=’Doc’＞鸡蛋不放在同一篮中
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控制成本是大多数企业订定报帐标准的原始出发点。一些跨国性的企业巨人，为了更进一步节省庞大的商务旅游开支，以全球各地大笔的生意机会为号召，和饭店、租车公司或旅行社签订合约，享受折扣优待。
例如ＩＢＭ拥有签约饭店七至八折的优待；惠普科技则以四、五折的价钱和美国National租车公司签约。「饭店接车一趟的费用，就足够我们租一天车了，」惠普科技台湾分公司行销处副总陈翼良很快做了一个对比。中国信托更干脆在纽约买下一栋公寓，请人煮饭、打扫，既解决员工出差的食宿问题，又可让长期出国受训的员工享受「家」的感觉。
有些企业除了花费支出的限定外，还有员工安全考量的相关规定。生产喜美汽车的三阳工业便明文规定高端主管不得乘同一班飞机出国。发展中文本体电脑软件的华康科技开发公司，也禁止负责同一计划的两位主管乘坐同班飞机。即使不同计划的主管，最多也以三人为限。
曾和总经理共同在迪吉多电脑公司做过事的华康科技公关经理姚芝芳，谈到这项规定主要是从外商企业带来的观念。几年以前韩航客机爆炸事件中，迪吉多香港分公司两位高级干部就在机上。一下损失两位重要主管，使迪吉多公司香港业务花了很长一段时间及人力才衔接起来。「人毕竟是公司的资产，业务出差必须达成目标，所以安全的考虑是必要的，」刚从日本出差回来的姚芝芳，身着轻便休闲服精神奕奕地说。
纵使台湾企业对国外出差少有开源节流具体作法，但基于「省时间便是省钱」的观念，经验老道的出差人常有他们自己一套有效率的出差模式。
出差前的充分准备是顺利达成目标的关键。这些准备不仅止于开会、客户数据的搜集，还包括当地飞机、火车时刻表及日常生活情报的了解。进口意大利名牌鞋子，又代理Reebok产品的泰岫企业董事长侯宗刚夫人侯戴书俭，以她十年的出国采购经验，累积了许多省钱、省时的秘诀。
＜span class=’Doc’＞省时即省钱
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讲话语气和缓、咬字清晰的侯戴书俭提到，有一次台湾大批制鞋厂商到意大利波伦亚参加鞋展，飞机于早上七点抵达罗马机场，她马上就和公司同仁转撘火车赶赴目的地，九点便开始工作。而其他厂商却因为对当地不熟悉，还在机场枯坐，苦等四小时后起飞的班机到波伦亚。
同样为了在短短的出差期限内做最多的事，华康科技和泰岫企业在每天早餐时间开会，商讨当天的行程及处理事项；惠普陈翼良副总决不「一个人吃午餐和晚餐」，他总是利用这个机会主动邀约他想认识或商谈的人。
原来在美国做事，回台湾惠普公司已十年，一年总有三、四次国外出差机会的陈翼良从上飞机到下飞机都有一贯步骤，来提升个人出差的效率。
一上飞机，他会设法阅读当地报纸，了解当地情势，让自己「第一句话就要和对方谈得出东西。」通常他会提前一天到，开车赴目的地熟悉路线，之后便一整天关在饭店房准备第二天开会的数据，连吃饭也在房间解决。晚上结束工作后，他立刻写报告、记帐。回程的飞机行程，他用来做自己最不喜欢的事－－写员工的评估表。架着眼镜、讲话时时带着笑容的陈翼良掩不住得意地说︰「有一趟从美国回来，我在飞机上就写了三份评估表。」
不只是省时间，陈翼良对省钱也极有心得。在美国本土撘乘飞机，他往往会跟航空公司的人说︰「今天是我的生日（或是结婚纪念日），有没有upgrade（提升座舱等级）啊？」所以他往往能以经济舱的价钱坐到商务舱。
高科技公司的员工出差，更可得天独厚地利用公司产品，简化处理各项文档。群光电子ＰＣ业务部陈维洲出差总带着公司生产的笔记本电脑，「一方面当场打报告、当场签字，客户就无法变卦；一方面推销公司产品。」ＩＢＭ员工更凭借全球庞大的电脑网络，利用个人电子邮件发送消息。
尽管代表公司到国外出差是许多人称羡的机会，但对于经常必须往外跑的人而言，却是件道地的苦差事。虽然仅有一次国外出差经验，群光电子负责东欧巿场的陈维洲便深感︰「压力的确很大，怕接不到订单回来。」
惠普科技陈翼良也是厌倦了商务旅游的人。一次在香港参加和美国总部电子会议的新鲜经验，让他期待未来的国外出差都能被这项科技成果替代。「刚开始怪怪的、冷冰冰的，一按下按钮，摄影机就自动朝向你，」陈翼良现在回想起来，却觉得那次的出差是「感觉最好」的一次。
如何做最有效率的国外出差？虽然借由科技成果的运用将成为主流，但最终关键恐怕还是要靠「人」订的规章制度来维繁了。
＜span class=’Doc1’＞如何善订出差办法
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波湾战争期间，许多知名企业如雷诺汽车、飞利浦、汤姆笙家电，都要求企业主管尽量删减国外出差次数。这项决定却为公司意外地节省了大笔开支。
＜span class=’doc’＞备忘录巨细靡遗
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随着战争结束，许多企业为了继续节省出差旅费的庞大支出，开始重新检讨公司国外出差办法和制度。而ＩＢＭ的作法正是各企业的参考篮本。
ＩＢＭ公司，任何差旅费报销都详载于一本备忘录中，每位员工人手一册，其中对订机票、订旅馆或报帐的进程都有巨细靡遗的规定。譬如︰饮用高酒精浓度的饮料不得报公帐；结汇获得的差额应归还公司。假使有人不按规定行事，一旦发现，就必须向位于日内瓦的ＩＢＭ欧洲管理委员会提出说明。这个不隶属于任何单位的独立委员会，由十五位公正廉洁的委员组成，其「审判」是相当严厉的。ＩＢＭ就是经由这套制度，使它每年二亿二千万法郎的差旅费预算，达到最有效率的运用。
在ＩＢＭ整套出差管理办法中，还兼顾了飞行安全及住宿安全的考量。，ＩＢＭ在全世界各地签约的饭店，一定是通过安全官对防火、逃生设备审查后筛选出的名单。
除了规划完善制度以外，企业运用高科技通信产品－如电子会议－取代「人」的出差，以节省成本，也蔚然成为趋势。「一位主管出差至欧洲其他国家，平均每天花费三千二百至七千五百法郎不等，而一小时的电子会议只要三百法郎！」一位经营电子会议的业者比较指出。他的公司在波湾战争进行的两个月，订户暴增一倍。
ＩＢＭ的员工不管走到那，都可利用公司的电脑输入密码，打开自己的电子邮件，随时接收到别人传来的消息，随时向主管做报告。
ＩＢＭ模式刺激许多大企业起而仿效。根据法国商务旅游杂志调查显示，六○％的法国企业没有所谓出差政策。因为公司内没有专责部门，大多数企业主管都是各别透过秘书订机票，丝毫未考虑价格问题。顶多某些企业是由财务或采购单位代劳。
＜span class=’doc’＞规章明确、一视同仁
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事实上，财务或采购部门的人往往不是最常旅行的人，他们无法从旅行经验中学到如何有效管理商务旅行。，最好的作法是将这类问题划归给具有相当管理能力的专人负责。例如在ＩＢＭ是由行政管理部主管、法台化学则由国外部主管统筹。这些真正的专业人员最关心的，便是要使企业主管的商务旅行更有效率，他们会订出明确的、尤其是适用任何阶级主管的国外出差规章。
两个月的波斯湾战争，意外促使法国企业回头检讨国外出差办法，希望像ＩＢＭ一般，从管理制度上改进以提升效率，也许这真是拜哈珊当初发动战争之赐吧！（郭大微部份摘译自法国展望杂志）
