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安排时间的艺术:块状时间表(Blocked Timetable)

  • 心理师
  • 2023-05-31
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  • 自闭症康复

首先,我谈到美国知名网络科技人Paul Graham前阵子让很多人很喜欢的一篇文章:「Maker’s Schedule, Manager’s Schedule」。

其中一篇我很喜欢的,是由知名网络科技人葛拉汉(Paul Graham)所写的分析。他在讲,一间公司之所以没办法统御创意、管理创意,其最重要的原因是在于──「开会时间」不对!

此文章一出,许多创意工作者立即表示认同,它简直…讲出了许多创意工作者的心声!

葛拉汉表示,倘若我们将一支创意团队拆成「创作者」(也就是工程师、设计师…等)与「管理者」(包括总经理、总监、产品经理…等),葛拉汉表示,「创作者的时间表」(maker’s schedule)与「管理者的时间表」( manager’s schedule)简直是「天差地远」,一定要小心处理--

「管理者的时间表」就像传统的记事本的设计,它以「一小时」为基本刻度单位,这些总经理、副总经理、产品经理,每小时都有不同的会要开、有不同的人要见,葛拉汉说,这是一个很适合「下命令」的时间表,可以随时安排、随时下指令,将时间拆开再重组回来。

不过,「创作者的时间表」就不同了,尤其是对于创意工作者来说。葛拉汉认为,创作者的时间表,每一个「格」至少需要半天这么长,因为,每一个创意工作者的脑子都不是随时在等候(standby)的状态,不像管理者,只要知道下一场要去哪里活动就可以了。

葛拉汉说,一个管理者要让他旗下的创作者生气、发疯、错乱、抱怨其实「很简单」,只要管理者想办法用它的「时间表」来命令创作者,叫他们开会、叫他们做东做西,创作者一天的时间被切成几段,一天就完蛋了。虽然还剩下几段破碎的时间,但它们是组不出什么好成品的!

管理真的很有趣,如何让一群搞创意的人,集中火力变成更大的创意?

这件事,本身显然亦是一种艺术。

这篇文章我自己也很喜欢,因为自己任主管时候,很自然就会以「管理者的时间表」来管理,容易影响到做事的人。但也我觉得,「时间表」这件事情,不只在管理或创意上面很重要,它对于「创业家」而言,或许还要更重要一点!以前有写过一篇文章「黄金时间表」,今年我则开始力推另一个新概念,上周接受《中时电子报》专访亦提到了这一个概念,我将它叫做「块状时间表」(Blocked Timetable):

新时代来了,介绍一个新观念:「块状时间表」(blocked timetable)。我们太需要「块状时间表」,因为我们的生活已经被侵蚀得不成模样!

这期的《纽约时报》披露了美国一个新现象,他们说,全美国网络流量在全天的第一次暴冲(spike)已提前到每天早晨七点钟,奇怪的是,这时间并没人上班?报导说,显然,大家开始一天的方式就是打电脑上网。接着,从电信业者传来的数据也显示早晨七点到十点之间的短信量,自去年到今天狂增了50%之多,这时间应该也不是谈公事,而是平常一些私人之间的短信。

他们说,这是「早晨的沦陷」。现在的美国家庭已经不坐在一起吃早餐了,家庭成员的一天就从早上六点开始,爸爸先上Twitter看看,两个儿子则先看看手机有没有短信,再看看他们的Facebook。儿子和老爸都这样了,那妈妈干脆也上网写博客,不煮早餐了。值得注意的是,他们一家人依然很早起,甚至比以前都还要早起。不过,这么早起已经不是为了与家人相处,而是早点起来上网完成所有该完成的事:回复同学的留言、完成昨晚未玩完的小游戏、或是上传昨晚家庭派对的照片……

一家四人的一天,就从四台电脑前开始!

我们才发现,现代人最大的困难,是时间被网络给打得支离破碎,零散不堪。我们已经无法悍卫自己原本24小时计划的「时间界」(time boundary)──我们一边上课一边上网,一边开会一边上网,一边等公车一边上网,甚至连一边吃早餐也一边上网……。

不知不觉中,我们将人生最重要的几样事情,包括健康、亲情、爱情……全都丢到旁边的篮子,这篮子没有排时间,等到有空闲时间才拿出来用。而我们每当有空闲,第一件事是看看自己「需不需要上网」?若可再等一等,我们才会将这段时间拿来和家人好好吃一顿早餐。健康、亲情、爱情……它们明明是最重要的,却是配合的其他的时间一起,有空位才会塞进去!

对一个创业者来说,我们追求的是成功,但但我们追求的成功应是所谓「均衡的成功」。我们可以发现,在网络世代,最会利用时间的人,会懂得将时间切成「块状」(blocks)──

所谓「块状」,就是有意识的告诉自己,7点整应该吃早餐、7点半应该慢跑,8点才能上网…。整天的进行,无论是大小事,都化身成一段又一段「块状时间」,嵌在自己的时间表里。

「块状」,是在悍卫人生的前后次序,保证我们可以将每一天过得很均衡,不会被网络、被创业、被杂事给打扰。以我的例子来说,我现在就算再忙,依然会固定在早上慢跑,且陪家人吃晚餐。一周就算做不到每一天,至少也要有两、三天做到。这些「时间块」,我可是要记到笔记本里,就有如重要的约会一样!

创业家希望「求快」,愈快成功愈好,但世事难料,或许我们真的能在一年内成功,但也或许,我们要拖个五年才会成功!这五年期间,如果我们不注意养生,不注意家人与朋友,那「蜡烛」很快就会烧光光了,我们绝对撑不到五年!万一要十年才能成功,那就算我们已经有了运气、有了资金、有了一切一切的成功要素,最后我们却患了什么癌症,或者家人都已经不知道跑到里去了,那有什么用呢?

创业家是一场长期的战斗,我们若领悟到这点,做法会比较不一样。「块状时间表」有如坚固的钢筋,它可以撑起我们人生时光的框架,让我们在里面可以好好的发挥,让我们不致于因为过于投入而无法「观前顾后」。我们保持每天的运动、注意每天的营养、灌溉每天的亲情友情。这时候若创业尚未成功,需要其他地方的收入,亦能以「块状」方式,好像中小学生的课表,半天一块,和理念相同的伙伴与老板一起工作,领薪水。

这边也埋了一个伏笔。我认为,接下来,大家会不讲「全职」(full-time),不讲「兼职」(part-time),只有「块状职」(blocked-time)。我极相信,这会是现代「个人主义」和「外包主义」两者黄金交叉时,最有可能发生的未来工作型态,也是充满创业家个性的菁英族群们,最合适的工作形态。

 (本文作者刘威麟,美国史丹佛电机、管理双硕士。其博客网址:http://mr6.cc/)
<本专栏反映专家意见,不代表本社立场>


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