常烦恼自己写不出好的报告或企划案吗？其实写作能力也是专业度的表现。如果你写的东西不够清楚，或缺乏重要的信息，别人就容易感到困惑，也不知该如何回应你的消息。以下列出12项原则，可以帮助你有效改善写作技巧。
企业领导咨询顾问保罗．松顿（Paul B. Thornton）指出，好的写作包含3项基本步骤准备、书写和编辑。这位经常协助经理人解决各种问题的专家，提供12项重要的写作原则
1. 知道你的目标是什么。
在你开始写作以前，先想想你的目标是什么？你要写的是篇只有1页篇幅的摘要，或是长达5页的报告？试着回答这个问题我究竟想要读者知道、思考哪些事情，或者要他们做什么？
2. 列清单。
写下所有你想要涵盖的想法，这可以帮助你抓住文章的重点。如果你做不到，试着和其他人讨论你的想法。反复推敲脑中的想法，可以帮助你厘清目标。
3. 整理你的想法。
我们都有过在杂乱的抽屉里找东西的经验，你很难在这样的情况下找到你要的东西。同样地，面对一篇没有组织的文章，读者也很难找到作者想表达的重点。你可以用一些方法来组织你的想法依据重要性先从最重要的信息开始写起，然后接着再写下次重要的信息。
以先后顺序排列描述一开始发生了什么事情，接着又发生了哪些事，又是……。解决问题的模式先解释问题所在，然后提出可能的替代方案或解决方法。
问答方式先陈述问题，然后提出你的答案。用这些方式来组织你的想法，读者就能轻易了解你想表达的概念和重点。
4. 佐证你的论点。
你可以表达自己的意见，但必须提出一些佐证来支持你的论点，例如事实、例子、个人经验、统计数字或引述，最好运用各种不同的方式来支持你的论点。
5. 区隔重要论点。
每个段落开头必须有主题句，清楚说明这段内容要讨论的重点观念。
6. 善用标示记号或数字。
如果你要列出或讨论一串事项，请使用数字或其他标示记号来排列。
7. 尽量使用简短的句子。
一个句子涵盖的字数最多不要超过12到15个字。根据美国新闻协会（American Press Institute）的统计，读者看懂15字以内的句子的机率是90％，但看懂8个字以内的句子，机率却是百分之百。
8. 用字精确。
像是「大的」、「小的」、「尽快」等这些字都是语意含糊、不精确的字。读者对这些字的解读可能和你想要表达的意思有落差。所以，用字尽量精确以减少沟通障碍。如有必要，也请对某些用字下明确的定义。
9. 适当使用逗号（或顿号）。
将3个以上的事项用逗（顿）号区隔开来。例如「他最喜欢的颜色是红色、白色和蓝色。」，善用逗（顿）号来分隔形容词，如「那位高大、优雅又英俊的教授在学校教历史。」
10. 避免赘字、赘词。
没有必要用许多意思相同的字来形容同一件事。以下的例子告诉你如何避免使用赘字、赘词。「我个人认为……」「我」就已经表示你个人，所以只要写「我认为……」「我决定将这台机器漆成灰的颜色。」灰色原本就代表一种颜色，所以你应该写「我决定将这台机器漆成灰色。」
11. 要有结论。
你真的喜欢看一出没有结局的电影，或一场没有结果的运动比赛吗？不会。读者会想知道「的比数」是什么。而且文章的结论可以将你所有的重点链接起来，加深读者的印象。
12. 进行的编辑。
将你写好的内容重复念几遍。第1次念的时候，注意力集中在文章的组织和句子的结构。将太长的句子缩短，删除不必要的文本。如有必要，重新调整文章的顺序。然后再念一次，确定标点符号的使用是恰当的。
第 3次朗读你的文章，将焦点放在遣词用字上。检查是否有些用字语意含糊？如果有，请用更精确的字来取代它们。，大声将你写的内容念出来，或念给朋友听，看看他们是否能充分了解你想要表达的意思，或者有哪些地方需要改进。好的写作，有很重要的一部份牵涉到编辑。很少有人可以在第一次坐下来写东西，就能写出一篇完美的文章。好的文章是需要反复的修改、润饰。多一份细心，就可减少错误的发生，别让小小的疏失搞砸了一切。
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