你的人生是一块方糖,还是一个宇宙?「宇宙是各种力量较劲、平衡出来的,如果没有这些劲,所有的物质压缩到最小,就是一块方糖,」台大会计系教授刘顺仁解释这个量子力学界的小故事。
只剩工作,一个方糖的世界何其可悲。新年伊始,上班族可以改变自己的习惯,在工作与生活间找出微妙的平衡点。
凯络媒体副总经理黄明威,负责全台湾第三大广告主—中华电信,他带领的团队就是广告业少数不加班的特例。
黄明威不加班的诀窍一早点到班,减少零碎时间,工作大块化。
他指出,脑力行业必须注意力集中,应该尽量不要让MSN或社区网站打断手上的工作。早点上班,早上时间够长,就能做多一点事。
诀窍二明确排出工作优先级。他建议,先做又重要又急的事,第二做重要却不急的事,第三才是急、但不重要的事。必须确保把重要的事情做完,做好,就不会被事情追着跑。
诀窍三预备。黄明威提醒,最好预留缓冲时间处理弹性事件,把预计完成时间设置于应交件时间前的半天以上。以及为每项工作拟定执行计划,掌握执行单位,预估可能的工作时数与预定进行的起讫时间并追踪。
同样重视预备的还有安吉斯传播策略副总监侯光胤。他的原则是,除非重大事件,不接受随叫随到的会议,五点之后,不排会议。
诀窍四准确。除了重视预备,侯光胤很强调开会沟通必须准确。沟通不准确包括开会没有结论,或者有结论、却没有确认完成时间(deadline)。,侯光胤在会议上常扮演发问者、结论者、确认者。确认的好处是事情可以一步到位,减少后续反复往返的浪费,也建立自己的信誉。
诀窍五确实追踪专案进度。侯光胤追踪时程的方式,就是亲自跑各协力单位问进度。「我让同事知道我很在意这件事。那个环节有状况,我也会提早知道,进行准备,」他说。
追踪进度又不引起反感,「要了解何时是有效沟通的时间点,」侯光胤强调。夏天他八点半就到办公室,但一定等到十点半后打电话。以免同事一坐下来,就接到追讨进度的电话,心情会不好。
侯光胤提醒,即使做了准备,还是一定会有突发情况「有这种准备,就不用花时间处理情绪。情绪是延宕工作的杀手。」